Miért lesz mindig kaotikus a meeting jegyzet?
A meetingek gyakran produktívnak tűnnek közben, de utána jön a valóság: mindenki máshogy emlékszik a döntésekre, a feladatok nem egyértelműek, és fontos részletek egyszerűen eltűnnek.
Ez nem azért van, mert az emberek rosszak benne — hanem mert a meetingek strukturálatlan információt termelnek, és az ember nem tud mindent tisztán rendszerezni nyomás alatt.
A cél: gyors tisztaság, nem tökéletes átirat
Nincs szükséged tökéletes meeting átiratra. Ami kell: tisztaság. Döntések, teendők, felelősök, határidők. Ez mozgatja előre a csapatot.
Az AI ebben erős, mert a kaotikus jegyzeteket pillanatok alatt strukturált, tiszta formába tudja rendezni — extra kézi munka nélkül.
A 4 lépéses AI meeting workflow
Egy egyszerű folyamat segítségével a meetinged pár perc alatt valódi akciótervvé válik.
- Rögzítsd a nyers jegyzetet (vagy átiratot)
- Futtass AI összegzést + kivonatolást egy sablon prompttal
- Gyors ellenőrzés (30 másodperc)
- Küldd ki automatikusan a strukturált follow-upot
1. lépés: Nyers input rögzítése erőfeszítés nélkül
A legegyszerűbb módszer: gyors pontokban leírni a meetinget, vagy bemásolni a Zoom / Google Meet transcriptet. Nem baj, ha csúnya vagy nyelvtanilag hibás — az AI kezeli.
A cél az, hogy gyorsan rögzíts mindent, nem az, hogy már ekkor szépen nézzen ki.
2. lépés: Egy közös prompt sablon használata
Ha mindenki más promptot használ, akkor a kimenet minősége teljesen ingadozó lesz. Ehelyett legyen egy közös sablon, ami mindig ugyanazt a struktúrát kényszeríti ki.
SZEREP: Te egy profi meeting asszisztens vagy.
BEMENET:
"""
{{MEETING JEGYZETEK VAGY ÁTIRAT}}
"""
FELADAT:
Alakítsd át a meetinget egy tiszta akciótervvé.
SZABÁLYOK:
- NE találj ki hiányzó információt
- Használj jól elkülönített fejezeteket
- Legyen rövid, lényegre törő
KIMENET FORMÁTUM:
1) Összegzés (3 pont)
2) Meghozott döntések
3) Teendők (felelős + határidő)
4) Kockázatok / akadályok
5) Következő meeting napirend3. lépés: Gyors ellenőrző lista (30 másodperc)
Még ha az AI nagyon jó is, néha félreérthet kontextust. Ezért kell egy gyors emberi ellenőrzés, ami megbízhatóvá teszi a rendszert.
- A döntések pontosak?
- A teendők helyesek?
- Talált ki az AI határidőt vagy nevet?
- Véletlenül bekerült érzékeny információ?
4. lépés: Automatizált follow-up (itt van a valódi érték)
Ha a kimenet strukturált, az automatizálás már egyszerű. A summary mehet Slackre, a feladatok Notionbe, a döntések beírhatók CRM-be, és follow-up email is küldhető.
Ezzel minden meeting mérhető és végrehajtható lesz — nem pedig eltűnik egy elfelejtett jegyzetfájlban.
Kulcs gondolat
A meetingek nem azért buknak el, mert az emberek nem beszélnek. Hanem azért, mert a csapat nem alakítja át a beszédet strukturált akcióvá.
Szeretnéd, hogy ez a workflow automatikusan működjön nálatok?
Segítünk csapatoknak meeting összefoglalók, feladatgenerálás és follow-up automatizálás építésében — hogy a meeting tényleg eredményt hozzon, ne káoszt.
Írj nekünk
